Akta osobowe to zbiór dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Akta osobowe dzielą się na cztery części: A, B, C i D, z których każda zawiera specyficzne dokumenty dotyczące różnych etapów zatrudnienia.

Część A zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe. Część B gromadzi dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, w tym umowę o pracę, zaświadczenia o ukończonych szkoleniach BHP czy dokumenty dotyczące awansów i zmian warunków zatrudnienia. Część C obejmuje dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, natomiast część D zawiera dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub materialnej pracownika, takie jak zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową czy dokumenty związane z odpowiedzialnością materialną.

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również ułatwia zarządzanie dokumentacją pracowniczą i dostęp do potrzebnych informacji. Poniższy wzór przekładek do akt osobowych dla części A, B i D pomoże w uporządkowaniu dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracowników

Prowadzenie akt osobowych to nie tylko wymóg prawny, ale także element profesjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi. Prawidłowo uporządkowana dokumentacja pracownicza usprawnia pracę działu kadr, chroni pracodawcę przed konsekwencjami prawnymi i zapewnia łatwy dostęp do istotnych informacji w przypadku kontroli czy sporów pracowniczych.

Struktura akt osobowych – co zawiera każda część?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., akta osobowe muszą być podzielone na cztery odrębne części:

Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. W tej sekcji przechowujemy materiały, które kandydat przedstawił podczas rekrutacji, a które stały się podstawą decyzji o zatrudnieniu. Pamiętajmy, że dokumenty osób, które nie zostały zatrudnione, należy niezwłocznie zwrócić lub zniszczyć, jeśli kandydat nie zażąda ich zwrotu.

Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy. Jest to zazwyczaj najbardziej obszerna część akt, która systematycznie powiększa się wraz z trwaniem zatrudnienia. Warto regularnie aktualizować tę sekcję i dbać o chronologiczne uporządkowanie dokumentów, co znacznie ułatwi późniejsze odnalezienie potrzebnych informacji.

Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Choć nie jest uwzględniona w powyższym wzorze przekładek, stanowi niezbędny element akt osobowych. Zawiera m.in. świadectwo pracy, oświadczenia o wypowiedzeniu umowy oraz dokumentację dotyczącą szczególnych okoliczności zakończenia zatrudnienia.

Część D – dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub materialną pracownika. Ta część może pozostać pusta, jeśli pracownik sumiennie wypełniał swoje obowiązki i nie naruszył porządku pracy lub nie ponosi odpowiedzialności materialnej.

Praktyczne wskazówki dla prawidłowego prowadzenia dokumentacji

Aby akta osobowe spełniały swoją funkcję i były zgodne z przepisami, warto stosować się do następujących zasad:

• Chronologiczne uporządkowanie – w każdej części dokumenty powinny być ułożone chronologicznie, od najstarszych do najnowszych
• Numeracja stron – każda strona dokumentacji powinna być ponumerowana, co zapobiega przypadkowemu usunięciu lub zagubieniu dokumentów
• Wykaz dokumentów – na początku każdej części warto umieścić spis zawartych w niej dokumentów, który należy aktualizować przy każdym dodaniu nowego dokumentu
• Bezpieczeństwo danych – akta osobowe zawierają wrażliwe dane osobowe, dlatego muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich poufność i ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące okresu przechowywania akt osobowych:

• 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł)
• 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., chyba że pracodawca złoży specjalne oświadczenie do ZUS i poinformuje pracowników o skróceniu tego okresu

Warto pamiętać, że nieprzestrzeganie przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej może skutkować karą grzywny, a w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może prowadzić do dodatkowych konsekwencji.

Jak wykorzystać wzór przekładek do akt osobowych?

Przedstawiony wzór przekładek stanowi podstawę do stworzenia profesjonalnego systemu organizacji akt osobowych. Można go dostosować do specyficznych potrzeb firmy poprzez:

• Dodanie przekładki dla części C (dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy)
• Umieszczenie na przekładkach danych identyfikacyjnych pracownika, co ułatwi szybkie odnalezienie akt konkretnej osoby
• Wprowadzenie dodatkowych podsekcji w ramach każdej części, np. w części B wydzielenie dokumentów dotyczących szkoleń BHP czy urlopów
• Dołączenie wykazu dokumentów na początku każdej części z miejscem na daty i podpisy osób odpowiedzialnych za aktualizację akt

Inwestycja czasu w prawidłowe uporządkowanie akt osobowych zwraca się wielokrotnie – oszczędza czas przy wyszukiwaniu dokumentów, minimalizuje ryzyko kar i sankcji, a także buduje profesjonalny wizerunek firmy zarówno wewnętrznie, jak i podczas ewentualnych kontroli.