Zmiana języka w Excelu zajmuje kilka minut, o ile wiadomo, gdzie tego szukać. Problem pojawia się, gdy interfejs, język formuł i słowniki pisowni działają każdy „po swojemu”. Dobrze ustawiony język w Excelu to mniej błędów w formułach, poprawne formaty dat/liczb i wygodniejsza praca. Poniżej konkretna instrukcja, krok po kroku, dla Windows, macOS, Excela online i aplikacji mobilnej. Bez ogólników – tylko to, co faktycznie trzeba kliknąć i na co uważać.
Co dokładnie zmienia się przy zmianie języka w Excelu
W Excelu tak naprawdę funkcjonują trzy niezależne „warstwy” języka. Dobrze je rozróżnić, bo każda ustawia się trochę inaczej i wpływa na coś innego w codziennej pracy.
Język interfejsu to wszystko, co widać na ekranie: nazwy kart (Narzędzia główne, Dane), przycisków, okien dialogowych, komunikatów o błędach. Tu decyduje, czy w menu jest „Plik”, czy „File”.
Język edycji i sprawdzania pisowni odpowiada za słowniki używane przy sprawdzaniu błędów ortograficznych, autokorekcie i tezaurusie. Można mieć np. interfejs po angielsku, a pisownię sprawdzaną po polsku.
Język funkcji/formuł – w polskiej wersji używane są funkcje typu SUMA(), JEŻELI(), a w angielskiej SUM(), IF(). To jest powiązane z językiem pakietu Office, a nie tylko z jednym plikiem Excela. Po zmianie języka część formuł może wymagać dostosowania.
Przed zmianą języka warto zapisać otwarte pliki i zamknąć cały pakiet Office. Wiele zmian zadziała dopiero po ponownym uruchomieniu Excela lub całego systemu.
Zmiana języka interfejsu w Excelu 365/2019/2021 (Windows)
W nowszych wersjach Excela większość ustawień językowych jest dostępna z poziomu samej aplikacji. W praktyce wystarczą dwa miejsca: Opcje Excela i panel Język pakietu Office.
Zmiana języka z poziomu Excela (gdy pakiet ma zainstalowane języki)
Jeśli pakiet Office był instalowany z kilkoma językami lub później został doinstalowany pakiet językowy, interfejs da się przełączyć bez grzebania w systemie Windows.
- Uruchomić Excel.
- Wejść w kartę Plik w lewym górnym rogu.
- Wybrać Opcje (na dole menu po lewej).
- W oknie Opcje programu Excel przejść do zakładki Język.
- W sekcji Język wyświetlania pakietu Office sprawdzić listę dostępnych języków.
- Zaznaczyć język, który ma być używany jako główny, i kliknąć Ustaw jako domyślny.
- Zamknąć Excela i uruchomić go ponownie, aby zmiana interfejsu zadziałała.
Jeśli na liście widoczny jest tylko jeden język (np. polski), a potrzebny jest angielski czy inny, oznacza to, że trzeba doinstalować odpowiedni pakiet językowy Office. Wtedy w tym samym oknie pojawi się opcja pobrania dodatkowych języków, która przeniesie do strony Microsoftu z plikami instalacyjnymi.
Czasem domyślny język interfejsu w Office uzależniony jest od ustawień Windowsa. W takiej sytuacji nawet po zmianie w Opcjach Excel wraca do języka systemu. Wtedy trzeba uderzyć poziom wyżej – w ustawienia systemowe.
Kiedy trzeba zmienić język bezpośrednio w systemie Windows
W systemie Windows część ustawień języka jest współdzielona przez wszystkie aplikacje, w tym pakiet Office. Dotyczy to szczególnie wersji firmowych, zarządzanych przez dział IT, gdzie użytkownik ma ograniczone uprawnienia. Jeśli w Opcjach Excela nie da się nic zmienić lub przycisk „Ustaw jako domyślny” jest wyszarzony, trzeba sprawdzić ustawienia systemowe.
- Otworzyć Ustawienia systemu Windows (skrót Win + I).
- Przejść do zakładki Czas i język, a następnie Język i region (lub podobnie nazwana sekcja, zależnie od wersji Windows).
- W części Języki preferowane dodać nowy język, jeśli nie jest jeszcze na liście (przycisk Dodaj język).
- Podczas dodawania zaznaczyć instalację pakietu językowego i ewentualnie ustawienie go jako języka wyświetlania systemu.
- Po instalacji upewnić się, że nowy język jest ustawiony jako język wyświetlania systemu Windows, jeśli Office ma się do niego dopasować.
- Wylogować się z konta lub zrestartować komputer, aby wszystkie aplikacje, w tym Excel, zaczęły używać nowego języka.
W środowiskach korporacyjnych możliwe jest, że polityka firmy blokuje zmianę języka wyświetlania. Wtedy jedyne wyjście to zgłoszenie do działu IT z konkretną prośbą o instalację i przełączenie języka pakietu Office.
Zmiana języka edycji i sprawdzania pisowni (Windows)
W wielu scenariuszach nie trzeba zmieniać całego interfejsu. Wystarczy dodać kolejny język edycji, żeby Excel poprawnie sprawdzał pisownię w innym języku czy korzystał z odpowiedniej autokorekty. To przydatne szczególnie przy pracy na dokumentach po angielsku, niemiecku czy francusku przy interfejsie po polsku.
- W Excelu przejść do Plik → Opcje → Język.
- W sekcji Języki edycji pakietu Office kliknąć Dodaj język edycji.
- Wybrać z listy potrzebny język (np. English, German) i zatwierdzić.
- Sprawdzić w kolumnach status nowych języków:
- Sprawdzanie pisowni – powinno być „Dostępne”. Jeśli nie, trzeba doinstalować słowniki.
- Układ klawiatury – informacja, czy system ma już ten układ.
- Ustawić język, który ma być domyślnym językiem edycji, i kliknąć Ustaw jako domyślny.
Po dodaniu języka można jeszcze w samym dokumencie wymuszać język sprawdzania pisowni dla zaznaczonego fragmentu (zakładka Recenzja → Język → Ustaw język sprawdzania). To pozwala mieszać kilka języków w jednym arkuszu bez globalnej zmiany ustawień.
Jeśli dwa języki mają podobną pisownię (np. polski i czeski), Excel może rozpoznawać je mylnie. Wtedy warto zaznaczyć tekst i ręcznie wybrać właściwy język dla tego fragmentu, zamiast liczyć wyłącznie na ustawienia domyślne.
Excel na Macu – jak zmienić język
W macOS Excel silnie trzyma się języka systemu. Wiele osób zaskakuje fakt, że zmiana języka w samym Excelu jest mocno ograniczona, a często w ogóle nieaktywna. Kluczowe jest więc poprawne ustawienie języka i regionu w systemie.
Zmiana języka systemu macOS a Excel
Excel w wersji dla Maca korzysta z listy języków preferowanych w systemie. Oznacza to, że najprostsza droga do polskiego czy angielskiego interfejsu wiedzie przez Preferencje systemowe. Cała operacja trwa kilka minut, ale wymaga wylogowania.
- Otworzyć Ustawienia systemowe (ikona zębatki w Docku lub logo Apple → Ustawienia systemowe).
- Przejść do sekcji Język i region.
- W części Języki preferowane kliknąć przycisk + i dodać nowy język (np. polski, angielski).
- Po dodaniu przeciągnąć wybrany język na górę listy, aby stał się językiem głównym.
- Potwierdzić zmianę, jeśli system zapyta, czy ustawić nowy język jako główny dla całego macOS.
- Wylogować się i zalogować ponownie (lub zrestartować komputer), aby Excel przełączył się na nowy język.
W niektórych wersjach Office dla Maca istnieje dodatkowe menu językowe wewnątrz aplikacji, ale jego możliwości są ograniczone. Jeśli interfejs uparcie pozostaje w innym języku niż ustawiony w systemie, warto sprawdzić aktualizacje Office oraz ewentualnie przeinstalować pakiet z odpowiednim językiem.
Ustawienia regionu a format dat i liczb
Nawet jeśli język interfejsu jest już prawidłowy, Excel może nadal używać „obcych” formatów dat (np. 02/14/2024 zamiast 14.02.2024) czy innego separatora dziesiętnego. Odpowiada za to głównie region, a nie sam język.
W tym samym oknie Język i region macOS jest opcja ustawienia regionu, np. „Polska”, „Stany Zjednoczone”, „Niemcy”. Od niej zależy domyślny format daty, godziny, waluty i liczby. Dla pracy w polskich realiach najlepiej wybrać region „Polska”, nawet jeśli interfejs ma być po angielsku.
Jeśli region ustawiony jest na USA, Excel będzie domyślnie używać kropki jako separatora dziesiętnego i przecinka jako separatora tysięcy. Po przełączeniu na region „Polska” role się odwracają – przecinek staje się separatorem dziesiętnym. To ma znaczenie nie tylko przy liczbach, ale także przy strukturze formuł i importach danych z plików CSV.
Excel online i aplikacje mobilne – język z konta i systemu
W wersji przeglądarkowej (Excel Online) język zależy od ustawień konta Microsoft oraz języka przeglądarki. Jeśli interfejs w Office.com jest w niechcianym języku, trzeba zajrzeć do profilu konta.
Po zalogowaniu na office.com lub excel.office.com należy wejść w ustawienia konta (zwykle ikona profilu w prawym górnym rogu, potem „Moje konto” lub „View account”) i poszukać sekcji związanej z Językiem i strefą czasową. Zmiana języka w tym miejscu wpłynie na cały pakiet online, nie tylko na Excela.
W aplikacji mobilnej (Android, iOS) Excel również korzysta z języka systemu telefonu. Jeśli menu aplikacji jest po angielsku, a powinno być po polsku, rozwiązaniem jest zmiana języka w ustawieniach telefonu. W nowszych wersjach Androida i iOS można też czasem przypisać konkretny język do jednej aplikacji, ale nie występuje to na każdym urządzeniu.
Najczęstsze problemy po zmianie języka i jak je ogarnąć
Po przełączeniu Excela na inny język interfejsu zwykle wszystko wygląda dobrze… do momentu otwarcia starych plików z zaawansowanymi formułami lub próby użycia skrótów klawiaturowych. Wtedy wychodzą na wierzch najpopularniejsze pułapki.
Funkcje, formuły i separator argumentów
W polskiej wersji Excela standardem są funkcje typu SUMA(), ŚREDNIA(), JEŻELI(), w angielskiej SUM(), AVERAGE(), IF(). Przy zmianie języka interfejsu Excel zazwyczaj automatycznie mapuje istniejące formuły na odpowiednie odpowiedniki. Problem zaczyna się, gdy arkusze krążą między komputerami z różnymi wersjami językowymi, albo gdy ktoś ręcznie dopisuje formuły z dokumentacji w innym języku.
Ważny detal: w polskiej wersji jako separator argumentów zwykle działa średnik (;), a w angielskiej przecinek (,). Jeśli po zmianie języka pojawia się komunikat o błędzie formuły, warto najpierw sprawdzić, jakiego separatora wymaga dana wersja Excela.
Przy pracy międzynarodowej sensowne jest ustalenie jednego „języka roboczego” formuł dla całego zespołu. Nawet jeśli interfejs będzie lokalny, pliki z zaawansowanymi formułami lepiej tworzyć na maszynie z tą samą wersją językową, na której będą głównie używane.
Skróty klawiaturowe i nawyki
Zmiana języka wpływa także na skróty klawiaturowe związane z literami. Skróty typu Alt + litera korzystają z pierwszych liter nazw kart i poleceń w danym języku. Po przejściu z polskiego na angielski lub odwrotnie wiele z nich przestaje być intuicyjne.
Przykład: w polskim Excelu karta Narzędzia główne to Alt + N, w angielskim Home – Alt + H. Po zmianie języka dotychczasowe przyzwyczajenia przestają działać, co na początku mocno spowalnia pracę. Rozwiązaniem jest krótkie „przebicie się” przez nowe skróty – Excel po wciśnięciu Alt pokazuje na ekranie odpowiednie literowe oznaczenia.
Jeśli skróty są absolutnie kluczowe w codziennej pracy, czasem lepiej zostawić interfejs w pierwotnym języku, a zmienić tylko język edycji i sprawdzania pisowni. Dzięki temu zyskuje się korektę tekstu w potrzebnym języku, a jednocześnie zostają stare nawyki klawiaturowe.
Najbezpieczniejszy scenariusz: dla dokumentów tworzonych „na eksport” do innego kraju używać tej samej wersji językowej Excela, jaką mają odbiorcy. Ogranicza to ryzyko błędów w formułach i nieporozumień przy edycji wspólnych arkuszy.