Protokół zdawczo-odbiorczy samochodu to kluczowy dokument prawny wykorzystywany przy przekazywaniu pojazdu między stronami – czy to w przypadku sprzedaży, zakończenia najmu, przekazania samochodu służbowego, czy innych okoliczności wymagających formalnego potwierdzenia zmiany posiadacza.

Dobrze przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy samochodu powinien zawierać szczegółowe informacje identyfikujące pojazd (marka, model, VIN, numer rejestracyjny), dane stron przekazujących i odbierających, a także dokładny opis stanu technicznego pojazdu w momencie przekazania. Warto uwzględnić stan licznika kilometrów, poziom paliwa oraz wszelkie widoczne uszkodzenia czy usterki.

Kompletny i precyzyjny protokół stanowi zabezpieczenie dla obu stron transakcji. Dla przekazującego jest dowodem stanu, w jakim oddał samochód, a dla przejmującego – potwierdzeniem warunków, w jakich pojazd został przyjęty. W przypadku późniejszych sporów dotyczących stanu technicznego, wyposażenia czy przebiegu, protokół zdawczo-odbiorczy będzie stanowił niepodważalny dowód w postępowaniu.

Poniżej przedstawiamy wzór protokołu zdawczo-odbiorczego samochodu, który możesz dostosować do własnych potrzeb.

Jak prawidłowo wypełnić protokół zdawczo-odbiorczy samochodu

Dokładne wypełnienie protokołu zdawczo-odbiorczego samochodu jest kluczowe dla zabezpieczenia interesów obu stron. Precyzyjne informacje chronią zarówno przekazującego, jak i przyjmującego przed ewentualnymi nieporozumieniami w przyszłości. Oto wskazówki, które pomogą Ci prawidłowo sporządzić ten dokument:

Dane identyfikacyjne pojazdu

W sekcji dotyczącej danych pojazdu należy szczególnie dokładnie wpisać wszystkie informacje identyfikujące samochód. Numer VIN powinien być przepisany z dowodu rejestracyjnego lub sprawdzony bezpośrednio na pojeździe. Zawsze weryfikuj, czy numer rejestracyjny zgadza się z tym w dokumentach. Pamiętaj, że nawet drobna pomyłka w tych danych może podważyć wartość protokołu jako dokumentu prawnego.

Stan techniczny pojazdu

Przy opisie stanu technicznego bądź możliwie najbardziej szczegółowy. W kolumnie „Stan” możesz użyć określeń takich jak: „bardzo dobry”, „dobry”, „dostateczny”, „wymaga naprawy”. W kolumnie „Uwagi” dokładnie opisz wszelkie uszkodzenia, zadrapania, wgniecenia czy inne defekty. Dobrą praktyką jest również wykonanie zdjęć pojazdu ze wszystkich stron oraz zbliżeń widocznych uszkodzeń i dołączenie ich do protokołu jako załącznik. Datowane fotografie stanowią dodatkowe zabezpieczenie dla obu stron.

Wyposażenie dodatkowe

W tej sekcji wymień wszystkie elementy wyposażenia przekazywane wraz z pojazdem, takie jak: koło zapasowe, podnośnik, klucze do kół, trójkąt ostrzegawczy, gaśnica, apteczka, system nawigacji, radioodtwarzacz, komplet kluczyków, pilot alarmu, itp. Dokładny spis wyposażenia zapobiega późniejszym nieporozumieniom co do tego, co faktycznie było przekazane wraz z pojazdem.

Możliwe modyfikacje wzoru protokołu

Przedstawiony wzór protokołu zdawczo-odbiorczego samochodu można łatwo dostosować do konkretnych potrzeb i okoliczności przekazania pojazdu. Oto kilka sugerowanych modyfikacji:

Protokół dla wynajmu pojazdu

W przypadku wykorzystania protokołu przy wynajmie samochodu, warto dodać sekcję dotyczącą warunków wynajmu, w tym:

• Okres wynajmu (dokładna data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia)
• Kwota kaucji i warunki jej zwrotu
• Stawka dzienna wynajmu i sposób rozliczenia
• Limit kilometrów i koszt dodatkowych kilometrów
• Szczegółowe warunki zwrotu pojazdu (poziom paliwa, czystość, itp.)
• Procedura postępowania w razie awarii lub wypadku

Protokół dla samochodu służbowego

Przy przekazaniu samochodu służbowego pracownikowi, można rozszerzyć dokument o:

• Stanowisko pracownika i dział w firmie
• Cel wykorzystania pojazdu (np. wyłącznie służbowy lub służbowo-prywatny)
• Zasady dotyczące tankowania i rozliczania kosztów paliwa
• Informacje o ubezpieczeniu i postępowaniu w razie kolizji
• Zasady dotyczące regularnych przeglądów i konserwacji
• Wskazanie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad pojazdem w firmie

Protokół przy sprzedaży pojazdu

Przy sprzedaży samochodu warto dodać do protokołu następujące elementy:

• Informacje o cenie sprzedaży i sposobie zapłaty
• Oświadczenie sprzedającego o braku obciążeń i praw osób trzecich do pojazdu
• Informacje o historii serwisowej pojazdu
• Lista przekazywanych dokumentów (dowód rejestracyjny, polisa OC, historia napraw)
• Potwierdzenie przekazania karty pojazdu (jeśli istnieje)
• Oświadczenie o stanie technicznym znanym sprzedającemu

Pamiętaj, że dobrze przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo prawne obu stron. Poświęcenie dodatkowego czasu na jego dokładne wypełnienie może uchronić przed kosztownymi sporami w przyszłości. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem, szczególnie przy transakcjach o znacznej wartości.